Оферти и одобрение от клиента

Преди платена работа клиентът получава оферта — редовете и сумата — и я одобрява от телефона си с едно докосване, без профил. Така и двете страни знаят какво е договорено, а в поръчката остава запис кой какво е казал и кога.

Одобрението е безплатно и е включено за всички сервизи. Не зависи от модули или кредити.

Кога се изпраща оферта

Когато натиснете Започни ремонт на поръчка, Автодосие решава дали да попита клиента първо:

• Поръчката има сума — поне един ред с цена. Безплатна проверка или гаранционен ремонт започва веднага.
• Има кого да попитаме — клиентът има имейл, картата му е свързана с профил в Автодосие или колата в портала е свързана с досието си в Автодосие (тогава офертата получава и собственикът на досието; вижте Добавяне на автомобил). Ако колата я е докарал друг човек, пита се само той — вижте Когато колата я докара друг човек.

Когато и двете са изпълнени, бутонът на картата гласи Изпрати оферта и страницата на поръчката казва накъде ще отиде (Автодосие, имейл). Поръчката минава в колоната Чака одобрение, а ремонтът започва, щом клиентът одобри.

Ако клиентът има само телефон, поръчката започва веднага, а в историята ѝ пише защо е без оферта. Нова работа по време на ремонта обаче влиза в поръчката само през Допълнителна работа, като записвате, че клиентът я е одобрил по телефона (вижте Клиент само с телефон).

Какво вижда клиентът

Клиентът получава имейл (и известие в Автодосие, ако колата в портала е свързана с досието му или картата му е свързана с профила му) с линк към офертата: името на сервиза и телефона, автомобила, редовете, сумата и два бутона — Одобрявам и Отказвам. Не му трябва профил. Известието в Автодосие отваря офертата в профила, след вход; линкът в имейла работи и без профил. При отказ може да напише защо. Имейлът и известието в Автодосие за оферта, която чака решение, стигат винаги — клиентът не може да ги изключи.

Ако клиентът има въпрос, преди да реши, той може да ви пише в разговора по поръчката:

• На страницата на офертата клиент, който е влязъл в профила си и може да пише в разговора, вижда Имам въпрос — той отваря разговора. Който само чете разговора (например собственикът за сведение), вижда Вижте разговора по поръчката. Всички останали виждат вашия телефон. Който е отворил офертата, без да е влязъл в профил, вижда и покана да влезе, ако има профил, а когато имейлът с офертата до адреса от картата носи бутона Имам въпрос — и насока към него.
• Имейлът с офертата, изпратен на имейла от картата на клиента, има втори бутон Имам въпрос — той отваря разговора без профил. Бутонът е там само когато този адрес не е на профил в Автодосие, който получава офертата или разговора по поръчката. Бутонът е и в имейла при Напомни.

Линкът показва офертата само докато тя чака отговор. След решение, оттегляне или изтекъл срок пише само какво е станало — без редове и суми.

Линкът от ваш профил

Ако отворите линка, докато сте влезли като служител на сервиза, не можете да одобрите собствената си оферта. Изпратете линка на клиента.

Когато колата я докара друг човек

При приемането казвате кой е докарал колата и е за връзка (вижте Собственикът и човекът за връзка). Ако това не е собственикът — например Петър докарва колата на Мария:

• Офертата се изпраща на Петър и той я одобрява или отказва — по имейл или в Автодосие, ако картата му е свързана с профил. Ако Петър е оставил само телефон, всичко е като при клиент само с телефон: ремонтът започва без оферта, а новата работа записвате като одобрена по телефона.
• Мария, ако е собственик на колата в Автодосие, получава всяка оферта, изпратена на Петър, за сведение — известие и (ако не е изключила имейла за Ремонти в сервиз) имейл със сумата и редовете, но без бутон за одобрение. Ако отвори препратен линк, докато е влязла в профила си, вижда офертата, но не може да отговори. Когато на Петър може да се пише (имейл или профил), Мария получава и съобщенията по поръчката от Разговор с клиента — без потвърждението за одобрение по телефона, което е за Петър. Тя чете разговора, но не пише в него; пише Петър. Ако Петър е оставил само телефон, разговорът е „Само телефон“ — на него се обаждате.
• Правилото се определя при приемането и не се мени по време на ремонта. Изключение: ако изтриете картата на Петър, офертите отново решава собственикът.

Докато офертата чака

• Картата стои в колоната Чака одобрение и показва кога е изпратена офертата. Механикът я вижда, но не започва работа.
• Под офертата пише кога и как е тръгнала — например „Изпратена днес, 09:12 · Автодосие и имейл“. Там са само каналите, по които офертата наистина е стигнала до хората, които я решават. Копието за сведение до собственика не се брои там.
• Редовете са замразени — клиентът одобрява точно това, което е видял. За промяна натиснете Оттегли и промени: поръчката се връща в „Приет“, редактирате и изпращате нова оферта.
• Сподели линка (на телефон) или Копирай линка — за да пратите офертата и по друг начин, например във Viber.
• Напомни изпраща офертата на клиента още веднъж, по същия начин като първия път, с „Напомняне:“ в заглавието на имейла. Може най-много веднъж на час — докато часът не е минал, до бутона пише кога ще може отново („Напомняне — след 12:30“). Картата показва кога сте напомнили. Ако клиентът още не е отворил известието за офертата в Автодосие, напомнянето го обновява, вместо да добави второ.
• До кого стигна — на офертата пише до кого е стигнала и по кой канал: Автодосие, телефон, имейл. Тук е и собственикът, който получава офертата за сведение. Списъкът се пази 90 дни след изпращането; после остава редът „Изпратена …“. Ако имейлът до адреса от картата е неуспешен, поправете имейла в картата на клиента и натиснете Напомни — вижте До кого стигна.
• Отворена от клиента и часът се появяват, когато клиентът отвори линка. Това значи, че линкът е отворен — не непременно, че клиентът е прочел офертата (някои пощенски програми проверяват линковете сами). „Отворена от клиента“ е за офертата; за съобщенията разговорът показва видяно и час, когато клиентът отвори разговора.
• Таблото показва колко оферти чакат клиента в Изисква вашето внимание. Там е и ред за нови съобщения от клиенти — например въпрос по офертата, зададен с Имам въпрос.

Отговорът на клиента

• Одобрена — поръчката минава в В ремонт сама. Собственикът, управителят, сервизният консултант и механикът на поръчката получават известие.
• Отказана — поръчката не се отказва автоматично. Получавате известие, а на имейла на сервиза (или на собственика, ако сервизът няма имейл) идва имейл за отказа — с причината, ако клиентът е написал такава. Имейлът може да се изключи от Настройки → Известия. Изберете Промени офертата, за да я коригирате и изпратите отново, или откажете поръчката от Още действия.

Одобрено по телефона

Клиентът се е обадил и е казал „да“? Не чакайте — запишете го. Става за всяка оферта, която чака: за ремонта или за допълнителна работа, по всяко време.

1. На офертата в картата Оферти натиснете Одобрено по телефона.
2. Кога се обади клиентът — по подразбиране сега. Ако клиентът е звънял снощи, а записвате сутринта, поправете датата и часа. Часът не може да е преди изпращането на офертата или в бъдещето.
3. Бележка (по желание) — напр. кой вдигна телефона.
4. Натиснете Запиши одобрението.

Резултатът е същият, както ако клиентът беше одобрил от линка: офертата за ремонта пуска поръчката в В ремонт, а допълнителната работа се добавя към поръчката. На офертата пише „Одобрена по телефона“, кой я е записал и кога се е обадил клиентът (например „вчера, 19:30“). Записът остава в историята на поръчката, а екипът получава известие — без този, който е записал одобрението.

Ако на клиента може да се пише (Свързан профил или Само имейл в разговора), той получава съобщение, че сте записали одобрението му, с номера и сумата на офертата и молба да се обади, ако не е така. Това съобщение се изпраща винаги — то пази клиента. Вижте Разговор с клиента.

Клиент само с телефон

Когато клиентът няма имейл и профил, офертата не може да му бъде изпратена:

• Ремонтът започва веднага, както досега, а в историята на поръчката пише защо е без оферта.
• Новата работа по време на ремонта минава само през Допълнителна работа. Добавяте редовете, попълвате Кога се обади клиентът и Бележка и натискате Одобрено по телефона. Редовете влизат в поръчката веднага, а кой и кога е одобрил остава записано. Ред с цена, добавен направо в Труд и части, не се приема.

Ако няма отговор

Одобрението никога не блокира сервиза. Ако клиентът изобщо не отговаря, след 48 часа собственикът или управителят може да натисне Продължи без отговор и да запише причина (напр. „Клиентът не вдига от два дни“). Причината остава в поръчката и в историята ѝ завинаги. Отказана оферта не може да бъде продължена — клиентът е казал „не“.

Ако клиентът е казал „да“ по телефона, това не е „без отговор“ — запишете го като одобрено по телефона.

Допълнителна работа

Ако по време на ремонта се окаже, че трябва още нещо, новата работа влиза в поръчката само с одобрена оферта. В Труд и части натиснете Допълнителна работа, добавете редовете (или готов пакет) и бележка към клиента, и изпратете.

• Докато клиентът реши, редовете не са в поръчката и сумата не се променя.
• При одобрение редовете се добавят автоматично. При отказ или оттегляне не се добавя нищо.
• Може да има няколко оферти, които чакат едновременно — клиентът решава за всяка поотделно.
• Поръчката не може да бъде завършена, докато има оферта, която чака. Оттеглете я или изчакайте отговора.

Вече добавените редове може да поправите към по-ниска цена или да махнете — това не изисква одобрение. Безплатна работа (ред без цена) също се добавя направо.

Всички оферти на поръчката

Картата Оферти на поръчката пази всяка оферта такава, каквато я е видял клиентът: номер, редове, сума, кога е изпратена и какво е станало с нея. Ако после промените поръчката, одобрената оферта остава непроменена.

Кой какво може

Действие	Собственик	Управител	Сервизен консултант	Механик
Изпраща оферта за ремонта (с „Започни ремонт“)	✓	✓	✓	✓
Оферта за допълнителна работа, линк, оттегляне	✓	✓	✓	—
Записва одобрение по телефона	✓	✓	✓	—
Напомня на клиента	✓	✓	✓	—
Продължава без отговор след 48 часа	✓	✓	—	—

Заверен запис в досието

Когато завършите поръчка за кола, която е свързана с досието си в Автодосие (вижте Добавяне на автомобил), в досието се добавя заверен запис — датата, пробегът, сервизът, извършената работа (редовете от поръчката) и сумата. Собственикът получава известие. Сумата виждат само собствениците на колата към датата на ремонта, докато колата е тяхна, и човекът за връзка по поръчката, ако картата на този човек е свързана с профил в Автодосие, в чийто гараж е колата. В публичното досие (връзката, която собственикът споделя), в PDF досието, за собствениците, които са се разделили с колата след ремонта, и за следващите собственици на колата записът се показва без сумата — с датата, пробега, сервиза, работата и знака Заверено.

Диагнозата и бележките на механика са вътрешни — те не влизат в досието.

Други сервизи виждат вашите заверени записи в историята на колата без цена, като „заверено от друг сервиз“. Вашите собствени поръчки не се повтарят в тази история и не се плащат за отключване.