Известия в сервиза

Автодосие казва на екипа, когато нещо се случи в сервиза — възложена кола, готов ремонт, нов час за днес, отговор от клиента — и показва до кого е стигнала всяка оферта и всяко съобщение до клиента. Известията са безплатни и са включени за всички сервизи.

Какво получава екипът

Известията на сервиза идват в звънчето горе в портала, в раздел Сервиз, и на телефона на служителя, ако той е включил известията на телефона си. Получават ги служителите със свързан акаунт в Автодосие. Който е направил нещо, не получава известие за него — например механикът, който е завършил ремонта, не получава „Колата е готова“.

„Бюрото“ по-долу са собственикът, управителят и сервизният консултант.

Събитие	Кой получава	Кога
Възложена поръчка — „Възложена ви е поръчка №6“	служителят, на когото е възложена	Когато му възложите поръчка — при приемане или от Разпределение в поръчката. Ако служител сам си възложи поръчка, известие няма.
Свалена от задачата — „Свалена от задачата — поръчка №4“	служителят, на когото е била	Когато поръчката бъде възложена на друг или остане без механик.
Колата е готова — „Колата е готова — поръчка №5“	бюрото, без този, който я завърши	Когато поръчката мине в „Завършен“. Известието се отбелязва като прочетено, когато колата бъде предадена, и изчезва, ако поръчката бъде отворена отново.
Нов час за днес — „Нов час за днес — 15:00“	бюрото, без този, който го записа	Когато запишете час за днес или преместите час за днес. Ако после преместите часа за друг ден или го откажете, непрочетеното известие изчезва.
Клиентът написа — „Ново съобщение от клиента по поръчка №2“	бюрото, никога механикът	Когато клиентът пише в разговора. Текстът на клиента не е в известието — той е само в разговора.
Оферта е решена — „Одобрена оферта №2 · поръчка №5“ или „Отказана оферта №2 · поръчка №5“	бюрото и механикът на поръчката, без този, който е записал одобрение по телефона	Когато клиентът одобри или откаже оферта, или когато запишете, че я е одобрил по телефона. Механикът получава известието без сумата. При всеки отказ идва и имейл — с причината, ако клиентът е написал такава — до имейла на сервиза (или на собственика, ако сервизът няма имейл).
Бързи съобщения — „Съобщение от Атанас (собственик)“	служителят, до когото пишете	Когато му изпратите бързо съобщение. Текстът е в самото известие.
Заявка за модул — „Заявка за модул „Снимки към клиента““	собственикът и управителят	Когато сервизен консултант или механик поиска модул — например с бутона Снимки · трябват ми. Всеки служител пита за един модул веднъж, а няколко заявки за един модул се събират в едно известие.
Модул изтича — „Модул „Приемен оглед“ изтича след 7 дни“	собственикът и управителят	7 дни преди края на лиценза на модул, в деня преди края („изтича утре“) и в деня, в който изтече. Известието казва какво остава за четене — вижте Модули.
Нисък баланс — „Нисък баланс — 40 кредита“	собственикът	Когато кредитите не стигат за модулите, чиито лицензи изтичат през следващите 7 дни.
Предупреждение за доверие — „Предупреждение: връщане на километраж“ и броят на потвърдените случаи	собственикът и управителят	При всеки потвърден случай на връщане на километраж — вижте Доверие и прозрачност.

Под заглавието на известието е подробността — колата, часът, кой е написал. Натиснете го и то ви води там, където е работата: механикът — в Моите задачи, останалите — в поръчката, графика, разговора, Модули, кредитите (картата Портфейл) или Таблото.

Модулите по време на тестовия период

Докато трае тестовият период, всички налични модули са безплатни, затова известията Модул изтича и Нисък баланс не идват.

Известия на телефона на служителя

Служител, който не е включил известията на телефона си, вижда в Моите задачи (механикът) или на Таблото (останалите) картата Включете известията на този телефон — „Ще разберете веднага, когато ви възложат кола или собственикът ви пише.“

1. Натиснете Включи.
2. Автодосие обяснява, че телефонът ще попита дали Автодосие може да изпраща известия. Натиснете Разбрах, а после Разреши на въпроса на телефона.
3. Картата казва Известията са включени на този телефон.

На iPhone известията работят само от иконата на началния екран. Ако служителят е отворил портала в Safari, картата показва трите стъпки:

1. Натиснете Сподели.
2. Изберете „Добави към началния екран“.
3. Отворете Автодосие от иконата и натиснете „Включи“.

По-късно скрива картата за 30 дни. Картата не се показва, ако известията вече са включени на този телефон или ако браузърът ги блокира — тогава вижте Решаване на проблеми.

Общ телефон или таблет?

При изход от профила известията спират на това устройство. Така на общия таблет в сервиза не идват известията на служител, който си е тръгнал.

Всеки решава за своя телефон

Всеки служител може да изключи телефона за себе си от личните настройки на профила си в Автодосие — Настройки → Известия, не от настройките на сервиза: ред Работа (всички служители) и ред Управление (собственикът и управителят). Звънчето не се изключва — известията за работата остават в раздел Сервиз на звънчето.

Настройки → Известия

От Настройки → Известия в портала собственикът и управителят решават за целия сервиз кой какво получава. Страницата има три карти: Известия за екипа, Съобщения към клиента и Шаблони към клиента. Сервизният консултант вижда картите, без да може да ги променя: „Само собственикът и управителят променят тези настройки.“

Известия за екипа

„Кой какво получава, когато нещо се случи в сервиза. Всеки служител може да изключи телефона за себе си; звънчето за работата остава.“

За всяко събитие има по един превключвател за Автодосие (звънчето), Телефон и Имейл. Превключвател с катинар е задължителен и не се мести („Задължително — не се изключва“). Знакът „—“ означава, че събитието не се изпраща по този начин. Така изглежда таблицата, преди да я промените:

Събитие	Кой получава	Автодосие	Телефон	Имейл
Работа
Възложена поръчка	Служителят, на когото е възложена	винаги	вкл.	—
Свалена от задачата	Служителят, свален от задачата	винаги	вкл.	—
Колата е готова	Собственик, управител, сервизен консултант	винаги	вкл.	—
Нов час за днес	Собственик, управител, сервизен консултант	винаги	вкл.	—
Клиентът написа	Собственик, управител, сервизен консултант	винаги	вкл.	—
Оферта е решена	Собственик, управител, сервизен консултант и механикът на поръчката	винаги	вкл.	вкл.
Бързи съобщения	Служителят, на когото пишете	винаги	вкл.	—
Управление
Заявка за модул	Собственик и управител	винаги	вкл.	изкл.
Модул изтича	Собственик и управител	винаги	вкл.	винаги
Нисък баланс	Собственикът	винаги	вкл.	винаги
Предупреждение за доверие	Собственик и управител	винаги	винаги	винаги

• Звънчето за екипа не се изключва — известията за работата винаги стигат до хората, за които са.
• Колоната „Кой получава“ казва кого засяга събитието. Както навсякъде, който е направил нещо, не получава известие за него, а механикът никога не получава „Клиентът написа“.
• Изтичащият модул и ниският баланс идват винаги и по имейл, а предупреждението за доверие — по всички канали.
• Ако изключите телефона за събитие, то не идва на телефона на никого в екипа. Ако го оставите включено, всеки служител пак може да го изключи за себе си.
• Имейлът при Оферта е решена отива само при отказ и само до имейла на сервиза (или на собственика, ако сервизът няма имейл) — не до всеки служител.
• След промяна натиснете Запази промените — бутонът е активен, щом промените нещо. Всяка промяна се записва — кой и кога я е направил.

Съобщения към клиента

Тук са четирите автоматични съобщения, които Автодосие праща на клиента вместо вас по време на ремонта, и Напомняне за записан час — „Вечерта преди, в 18:00, по имейл и в Автодосие.“ Всички са включени по подразбиране и важат за целия сервиз. Под тях пише: „Потвърждението за одобрено по телефона се изпраща винаги.“

Напомняне за записан час

В 18:00 вечерта преди часа клиентът получава напомняне за всеки час в графика, записан към клиент за следващия ден: „Утре в 09:30 имате час в Автосервиз Турбо“ — с деня и часа, колата, адреса и телефона на сервиза и молба: „Ако не можете да дойдете, обадете се на сервиза.“ Час за утре, записан след 18:00, получава напомнянето веднага. Час за същия ден не получава напомняне.

Какъв контакт има клиентът	Как получава напомнянето
Картата му е свързана с профил в Автодосие	Известие в Автодосие, на телефона (ако е включил известията) и имейл на профила (ако е потвърден)
Само имейл	Имейл
Само телефон	Не получава напомняне — обадете му се, ако искате да му напомните

• Отказан час не получава напомняне.
• Ако преместите часа за друг ден, напомнянето идва в 18:00 вечерта преди новия ден, с новия час. Ако го преместите за утре след 18:00, клиентът получава напомнянето с новия час веднага.
• Ако преместите час в рамките на същия ден или за днес, клиентът не получава напомняне — обадете му се.
• Вече изпратеното напомняне не се поправя. Ако преместите или откажете час, след като клиентът е получил напомнянето, имейлът със стария час остава в пощата му (непрочетеното известие в Автодосие изчезва). Когато новият час не е утре или часът е отказан, обадете се на клиента.
• Всеки час получава напомняне най-много веднъж за едно и също време.
• Имейлът с напомнянето има връзка за отписване. Клиент, който се отпише, вече не получава напомняния за записан час по имейл. Офертата, която чака решението му, пак идва по имейл. Ако е получил напомнянето на адреса от картата, съобщенията ви също продължават да идват там; ако го е получил на имейла на профила си, отписването спира имейлите за ремонтите — съобщенията ви стигат до него в Автодосие, а в „До кого стигна“ до имейла стои „—“.

Шаблони към клиента

Готовите текстове за разговора с клиента. Не се променят от тази функция.

До кого стигна

На всяка оферта в картата Оферти на поръчката и под всяко ваше съобщение в разговора с клиента Автодосие показва до кого е стигнало — за всеки човек и всеки канал поотделно.

• На офертата списъкът До кого стигна е отворен. За всеки получател пише кой е — например „Петър Петров · лице за връзка“, „Мария Петрова · собственик, за сведение“ или имейл адрес с „· адрес от картата“ — и как е стигнала офертата до него: „Автодосие ✓ · Телефон ✓ · Имейл ✓“.
• Под съобщението списъкът е свит в един ред — например „Изпратено · Автодосие ✓ · Имейл ✓“. Натиснете реда, за да видите всеки получател.
• Когато списъкът е свит (под съобщение или на сгъната оферта), неуспешното изпращане не се губи: до реда стои червено „1 неуспешен“.
• Редът под офертата — например „Изпратена днес, 09:12 · Автодосие и имейл“ — казва как е тръгнала самата оферта към хората, които я решават: човека за връзка, собственика, когато решава той, и адреса от картата. В него са само каналите, по които офертата наистина е тръгнала — Автодосие и имейл. Копието за сведение до собственика не се брои в този ред: собственикът за сведение се вижда само в списъка До кого стигна, с „· собственик, за сведение“.
• Колко се пази. Списъкът До кого стигна на офертите се пази 90 дни след изпращането; след това под офертата остава само редът „Изпратена …“. Под съобщенията списъкът се пази, докато се пази разговорът.

Знак	Какво значи
✓	Изпратено. За телефона и имейла — прието от услугата за известия или от пощенската услуга; това не значи непременно, че е стигнало или че човекът го е прочел.
✗ неуспешен	Изпращането не е успяло — услугата за известия или пощенската услуга е отказала известието или имейла още при изпращането.
—	Не е изпратено. Под знака пише защо: „изключени известия“ (човекът е изключил този вид известия) или „няма канал“ (например не е включил известията на телефона си). Без надпис — известието вече не е било нужно, когато е трябвало да тръгне: например през тихите часове на телефона е тръгнало само по-новото известие за същата поръчка, офертата е решена, преди известието да тръгне, или човекът вече го е отворил в Автодосие.
Телефон · в 08:00	Тихи часове: известието на телефона изчаква до 08:00 (от 21:00 до 08:00).
изпраща се	Известието още тръгва. След малко пише ✓ или ✗.

Под списъка е легендата: „✓ изпратено · ✗ неуспешно · — не е изпратено (изключено или няма канал)“. „—“ без надпис под него значи, че е тръгнало по-новото известие или това вече не е било нужно.

Преди изпращането страницата казва накъде ще тръгне офертата или съобщението („Стига до: …“). След изпращането „До кого стигна“ показва какво наистина е тръгнало.

Когато имейлът е неуспешен

Неуспешният имейл до адреса от картата иска действие от вас: клиентът не е получил офертата или съобщението. Под него пише „Проверете имейла в картата на клиента.“ ✗ значи, че пощенската услуга е отказала адреса още при изпращането — обикновено защото е записан неправилно.

1. Обадете се на клиента и проверете имейла му.
2. Поправете го в картата на клиента (Редактирай).
3. Изпратете отново: за оферта — с Напомни, за съобщение — като го напишете отново в разговора. Новото изпращане отива до поправения адрес и се появява в „До кого стигна“.

Ако клиентът получава офертата и в Автодосие, в същия списък пише „Автодосие ✓“ — там я вижда, дори имейлът да е неуспешен.

Адрес, който изглежда правилен, но е сгрешен (например „gmial.com“ вместо „gmail.com“), или пощенска кутия, която вече не съществува, обикновено показва ✓: Автодосие още не разбира за върнатите имейли. Ако клиентът каже, че нищо не е получил, проверете адреса в картата, дори до имейла да пише ✓.

Кой какво може

Действие	Собственик	Управител	Сервизен консултант	Механик
Получава известията от „Работа“ за себе си	✓	✓	✓	✓
Получава известията от „Управление“	✓	✓	—	—
Вижда „До кого стигна“ на офертите и съобщенията	✓	✓	✓	—
Вижда настройките „Известия за екипа“	✓	✓	✓	—
Променя известията за екипа и съобщенията към клиента	✓	✓	—	—
Изключва телефона за себе си	✓	✓	✓	✓