Поръчки за ремонт

Поръчката за ремонт е дигиталната работна карта — тя проследява статуса на ремонта, отговорния механик и финансовите суми.

Дъската

Поръчки е дъска с пет колони:

• Приет — колите, приети в сервиза, които още чакат ремонт. Кола, чийто собственик в Автодосие още не е приел поканата ви за ремонт, е тук с „Чака съгласие“ — по нея не се работи.
• Чака одобрение — колите, чиято оферта е изпратена на клиента. Ремонтът започва, щом я одобри (вижте Оферти и одобрение от клиента).
• В ремонт — колите, по които се работи в момента.
• За предаване — завършените ремонти, които чакат клиента. Колата остава тук, докато не бъде предадена, колкото и дни да мине.
• Предаден · днес — колите, предадени на клиента днес.

Цветът на картата показва клетката, в която стои колата — същият цвят като на таблото и в графика. Сивото означава „без клетка“. Състоянието се чете от колоната, не от цвета.

Картата показва номера на поръчката, автомобила и регистрационния номер, клиента, механика и сумата без ДДС — например „205,50 € без ДДС“ (механикът не вижда сумата). Ако при приемането сте записали Готова до, картата го показва — например „Готова до 17:00“ — докато колата е в сервиза; щом часът мине, а колата още не е готова, редът казва „закъснява“ в червено. Същият час е в График. Поръчка, приета преди повече от 24 часа без диагноза, е отбелязана в червено. Ако клиентът е писал в разговора и никой от екипа още не го е отворил, картата показва Ново съобщение от клиента — механикът не вижда този ред.

Всяка карта има бутон за следващата стъпка — Изпрати оферта (ремонтът започва, когато клиентът я одобри), Завърши ремонта или Предай на клиента. Карта в „Чака одобрение“ няма бутон — отговаря клиентът. Карта с „Чака съгласие“ също няма — чака собственика в Автодосие. На компютър картата може и да се плъзне в следващата колона. Връщане назад (отваряне отново, отмяна на предаване) става от страницата на поръчката.

На телефон се вижда по една колона; превключвате между тях с бутоните над картите. Механикът вижда три колони: Приет, Чака одобрение и В ремонт.

Търсене и филтри

Търсете по номер на поръчката, регистрационен номер, VIN, марка и модел или име на клиент. Филтърът Механик показва поръчките на един механик или тези без механик.

Списък

Бутонът Списък показва всички поръчки, включително по-старите предадени, отказаните и отказаните ремонти, с филтри по етап и период (тази седмица, последните 30 дни). Редът на кола, която още е в сервиза, показва и „готова до …“. Редът на поръчка, по която клиентът е писал и никой от екипа още не е отворил разговора, показва Ново съобщение от клиента — механикът не вижда тази отметка.

Създаване на поръчка

Нова поръчка (в Поръчки, на страницата на клиент или на автомобил) и Приеми автомобил отварят един и същ прозорец: намирате колата с едно търсене, казвате кой я е докарал и е за връзка, записвате оплакването и графика, а ако модулът „Приемен оглед“ е наличен в портала — и оглед на щетите. Стъпките са описани в Приеми автомобил. Поръчката може да се отвори, щом знаете колата и човек за връзка с телефон (или сте избрали С QR код за собственика). Ако колата има собственик в Автодосие, който още не ви е дал достъп, с отварянето на поръчката той получава покана за ремонт — или, ако е при вас и сте избрали С QR код, поръчката показва поканата като QR код и до него не тръгва нищо, докато не го сканира. Поръчката чака съгласие: докато той не приеме, по колата не се работи — позволен е само приемният оглед — и в разговора по поръчката не се пише. За кола, която рег. номерът разпознава в Автодосие, VIN не въвеждате — Автодосие го знае (вижте Приеми автомобил).

Всяка поръчка получава пореден номер в рамките на сервиза.

Работната карта

Страницата на поръчката е работната карта на колата:

• Етапи — Приет → В ремонт → Завършен → Предаден, с час и служител за всеки изминат етап. Когато клиентът одобрява оферта, между „Приет“ и „В ремонт“ се появява етап Одобрение.
• Оферти — всяка оферта към клиента и какво е станало с нея. Докато офертата за ремонта чака, тя е най-отгоре.
• Разговор — до кого стигат съобщенията и последните събития от разговора с клиента. Бутонът Разговор горе вдясно отваря целия разговор. Когато клиентът е писал, бутонът и картата показват колко са новите съобщения, докато някой не отвори разговора. Виждат го собственикът, управителят и сервизният консултант.
• Автомобил и клиент — марка, модел, година и регистрационен номер, пробег при приемане, оплакване и бутон за обаждане на клиента. Докато поръчката е в „Приет“ или „В ремонт“, пробегът при приемане може да се запише или поправи оттук — например ако при приемането не е бил отчетен или е избрано Без пробег (вижте Защита на пробега).
• Приемен оглед — ако модулът е наличен в портала: пробег, гориво, брой щети и снимки и линк към огледа за клиента. Линка виждат собственикът, управителят и сервизният консултант, не и механикът. Докато колата е „Приет“ и няма заключен оглед, огледът може да се направи и от тук.
• Диагноза и бележки — записват се автоматично, докато пишете. Ако запис не мине, картата го показва и предлага „Опитай пак“.
• Разпределение — механик, клетка и Готова до (кога очаквате колата да е готова). Механикът, на когото възложите поръчката, получава известие „Възложена ви е поръчка №…“, а този, от когото я вземете — „Свалена от задачата“.
• Ако колата я е докарал друг човек, до името му пише „за връзка, колата е на …“ — той одобрява офертите (вижте Оферти).
• Ако колата има собственик в Автодосие, картата показва докъде е стигнала поканата за ремонт към него — Не е поканен, Чака отговор, Прие поканата, Отказа, Изтече, Не е колата му, Продадена или Спря достъпа — и бутона Покани собственика (или Покани собственика отново), когато може да поканите отново, или Изпрати поканата за покана, показана само като QR код на гишето. След Не е колата му колата вече не е свързана с досието и бутон за покана няма (вижте Когато колата не е неговата). Виждат ги собственикът, управителят и сервизният консултант. Докато поръчката чака съгласие, оттук можете да покажете на собственика поканата като QR код с Покажи QR кода, а ако си е тръгнал, без да го сканира — да му я изпратите с Изпрати поканата. Докато поканата е в Чака отговор, страницата на поръчката се обновява сама и показва отговора, щом дойде — не е нужно да я презареждате (вижте Отговорът на собственика).
• История на поръчката — кой какво е направил и кога.

Горе вдясно е следващата стъпка — Изпрати оферта, Завърши ремонта или Предай на клиента. Докато поръчката чака съгласие, следваща стъпка няма. Под Още действия са корекциите: отказ на поръчката (с потвърждение), отваряне отново и отмяна на предаване (собственик или управител, до 24 часа). Там записвате и че клиентът се отказва от ремонта (вижте Отказан ремонт).

Редове: труд, части и такси

Добавяте редове към поръчката:

• Труд — описание, количество (часове) и единична цена.
• Част — описание, брой, единична цена и (по желание) каталожен номер.
• Такса — напр. такса за изхвърляне на отработени материали.

Сумите (труд, части, общо) се изчисляват автоматично от системата и не могат да се въвеждат ръчно — така няма грешки в сметката.

Нов ред добавяте с Добави ред; съществуващ ред се редактира или премахва от иконите в края му. Цените приемат и десетична запетая (12,50).

Сумите са без ДДС

Всички суми в сервизния портал са без ДДС — цените, които въвеждате, и сумите, които порталът смята. Порталът го казва навсякъде, където показва или иска сума: полето е Ед. цена (без ДДС), над Труд и части пише „Всички суми са без ДДС.“, а итогът е Общо без ДДС. Същото виждат и клиентите ви — в офертата, в разговора и в публичния профил на сервиза. Автодосие не смята ДДС и не издава фактури: протоколът казва „Документът не е фискален и не замества фактура по ЗДДС.“

Докато поръчката чака съгласието на собственика в Автодосие, редове не се добавят, не се променят и не се махат — порталът казва „Чака съгласието на собственика.“

След като клиентът е одобрил офертата, нова работа влиза в поръчката само чрез Допълнителна работа — нова оферта към клиента. Докато офертата за ремонта чака, редовете не се променят. Подробно: Оферти и одобрение от клиента.

Готови пакети (Canned Jobs)

За често повтарящи се услуги създайте готов пакет в Настройки. При прилагане към поръчка пакетът автоматично добавя своите редове, което ускорява обработката. Цените в пакета въвеждате без ДДС, както всички цени в портала.

Статуси

Поръчката минава през: Приет → Чака одобрение → В ремонт → Завършен. Ремонтът започва само с одобрена оферта (вижте Оферти и одобрение от клиента). Поръчката може да бъде Отказана от вас, докато не е завършена — тогава всички чакащи оферти се оттеглят. Завършена поръчка може да бъде отворена отново от собственика или управител до 24 часа.

Отказан ремонт

Поръчка, по която ремонтът няма да се случи, се затваря като „Отказан ремонт“ и показва причината:

• собственикът в Автодосие е отказал поканата ви за ремонт;
• собственикът не е отговорил в срок — за 48 часа;
• клиентът се е отказал.

Първите две стават сами, когато собственикът отговори или поканата изтече — за всяка отворена поръчка на тази кола при вас. Тогава Автодосие казва на човека, който е докарал колата, да си я вземе — освен ако картата на клиента в поръчката е свързана с профила на собственика и той е отказал (вижте Отказан ремонт в Клиенти и автомобили). Отказа на клиента записвате вие с Клиентът се отказа от Още действия, по желание с бележка, докато поръчката не е завършена. Може да го запише собственикът, управителят или сервизният консултант. Останалите от тях получават известие (вижте Известия в сервиза).

Преди „Клиентът се отказа“ на започнат ремонт

Системата не знае коя работа е свършена. Протоколът за изписване и завереният запис в досието изброяват всеки ред, който е в поръчката при отказа, и сумата им. Затова, ако ремонтът вече е започнал, първо махнете от Труд и части редовете за работата, която не сте свършили, или намалете цената им — това не иска одобрение от клиента. После натиснете Клиентът се отказа.

Отказаният ремонт е затворен като отказаната поръчка: не е на дъската и не влиза в приходите, а в Списък е с отказаните. Колата излиза от сервиза с протокол — вижте Протоколи при отказан ремонт.

Когато поръчката мине в „Завършен“, собственикът, управителят и сервизният консултант — без този, който я е завършил — получават известие „Колата е готова — поръчка №…“ — за мотоциклет или автобус „… е готов“, за ремарке „… е готово“. Вижте Известия в сервиза.

Предаване на клиента

Когато клиентът дойде за колата, натиснете Предай на клиента на картата или на страницата на поръчката. Оттам с Протокол отпечатвате приемо-предавателния протокол за подпис, а след това потвърждавате с Колата е предадена. Поръчката остава завършена — предаването само отбелязва кога клиентът е взел колата. Ако протоколът не е бил отпечатан, той получава номер при предаването.

Предаването може да се отбележи от собственика, управител или сервизен консултант. Ако е отбелязано по грешка, собственикът или управител може да го отмени до 24 часа. Предадена поръчка не може да бъде отворена отново, преди предаването да е отменено.

Диагноза на механика

Възложеният механик може да впише диагноза по поръчката и да мести поръчката между етапите — от телефона, без бутон за запис. Диагнозата е вътрешна бележка на сервиза. Когато автомобилът е свързан с досието си в Автодосие и собственикът е приел поканата на сервиза (или досието няма собственик), завършеният ремонт влиза в досието като заверен запис — с извършената работа (редовете), не с диагнозата.

Приемо-предавателен протокол

Бутонът Протокол на завършена поръчка (на картата, в листа за предаване и на страницата на поръчката) отваря протокола като PDF във формат A4 в нов раздел. Отказаният ремонт също има протокол — вижте по-долу. Оттам го печатате — от компютър и от телефон, включително към Wi-Fi принтер.

Протоколът съдържа данните на сервиза (с логото му, ако сте го качили), номера и датата, клиента и автомобила, оплакването, констатацията и извършената работа, вложените труд и части, сумите (без ДДС) и два реда за подпис. В дъното стои задължителната бележка „Документът не е фискален и не замества фактура по ЗДДС“.

• Номер. Протоколът получава номер при първото отпечатване (или при предаването, ако не е отпечатан). Издаден номер не се преизползва, дори поръчката после да бъде отворена отново или отказана.
• QR код. До него пише „Сканирайте, за да отворите този протокол онлайн в Автодосие“. Кодът отваря страница в Автодосие, без вход, която казва например „Този протокол е издаден от Автосервиз Турбо на 5 октомври 2026 г.“ — така всеки, който държи хартията, проверява, че протоколът е истински. Страницата показва номера и вида на протокола, колата и номера на поръчката и бутон Изтегли PDF. Собственикът на колата в Автодосие, ако е влязъл в профила си, вижда там и Отвори досието. Към същата страница води и линкът в автоматичното съобщение при предаване на колата. Докато поръчката е отворена отново, страницата казва „Протоколът не е намерен“. QR кодът на протоколите, отпечатани преди да има тази страница, отваря направо PDF протокола.
• Приемен оглед. Ако поръчката има заключен приемен оглед (модул Приемен оглед), той се прилага на втора страница: пробег, гориво и отбелязаните щети.
• Без гаранционен текст. Гаранцията е политика на сервиза. Автодосие не слага готови условия от ваше име. Собствен гаранционен текст на протокола ще е модулът Гаранционни условия — ако ви трябва, натиснете „Трябва ми“ в Настройки → Документи.

Преди поръчката да е завършена бутонът е Печат и отпечатва самата поръчка за ремонт — например за подпис при приемане.

Протоколи при отказан ремонт

Когато ремонтът е отказан, колата излиза от сервиза с протокол, който доказва какво е станало с нея. Протоколът е същият документ — със същата номерация, данните на сервиза, клиента и колата и редовете за подпис, — а съдържанието му зависи от това докъде е стигнала поръчката. В горната лента на страницата пише „Протокол за връщане“ (връщане и диагностика) или „Протокол за изписване“, а не „Приемо-предавателен протокол“:

Бутонът	Кога	Какво пише
Протокол за връщане	Ремонтът е отказан, преди собственикът в Автодосие да каже „да“, или по колата не е свършена работа.	Че колата се връща без ремонт, и защо: „Собственикът на автомобила в Автодосие отказа ремонта.“, „Собственикът на автомобила в Автодосие не отговори на поканата в срок.“ или „Клиентът се отказа от ремонта.“ Ако сте направили приемен оглед, протоколът носи и него: пробега, горивото и отбелязаните щети.
Протокол за диагностика	Собственикът в Автодосие е дал съгласие (или колата няма собственик там), но оферта не е одобрена.	„Извършена е само диагностика.“
Протокол за изписване	Клиентът се е отказал след одобрена оферта.	Като извършена работа — всеки ред, който е в поръчката при отказа, и сумата им, и ред за подпис на човека, който взима колата.

Одобрената оферта и протоколът за изписване са вашето доказателство за договореното и свършеното, затова преди отказа оставете в поръчката само свършената работа (вижте Отказан ремонт). Дали и как се плаща свършената работа, решавате вие и клиентът. Ако колата е свързана с досието си в Автодосие и имате достъп до него (или досието няма собственик), редовете на поръчката влизат в досието като заверен запис, чието описание започва с „Прекратен ремонт: “.

Настройки → Документи

Собственикът и управителят настройват номерацията: представка (напр. 2026-), брой цифри и следващ №. „Следващ №“ може само да расте — не може да е по-малък от вече издаден номер. С На 1 януари започвай отначало представката става годината, а броенето тръгва от 1 с първия протокол на новата година. Там също включвате или изключвате QR кода и приложението с приемния оглед. Номерацията на протоколите е отделна от номерацията на фактури.

Собствени полета (модул „Полета“)

С модула Полета добавяте собствени полета към работната карта (напр. „Марка гуми“, „Ниво на спирачна течност“) и ги попълвате под диагнозата. Ако при полето отметнете „Показвай стойността в досието на автомобила“, стойността влиза в досието на колата заедно с ремонта, когато поръчката завърши, колата е свързана с досието си в Автодосие и собственикът е приел поканата на сервиза (или досието няма собственик — вижте Покана за ремонт). Полетата се настройват от собственика и управителя в Настройки → Полета.

„Полета“ е модул, който се плаща с кредити — лиценз за 30 дни. По време на тестовия период е безплатен. Вижте Модули.